ตั้งค่าระบบออกใบแจ้งหนี้ของ monday.com ในสิงคโปร์ เพื่อออกใบเสนอราคา ติดตามการชำระเงิน และอัตโนมัติการออกใบแจ้งหนี้โดยตรงจากระบบ CRM ที่มีการจัดการดีลของคุณอยู่แล้ว ตั้งค่าโดย พันธมิตรที่ได้รับการรับรองจาก monday.com ในสิงคโปร์

• ใบเสนอราคาที่สร้างขึ้นจากข้อมูลธุรกรรมในระบบ CRM— รายการสินค้า ราคา และรายละเอียดลูกค้า ที่ดึงข้อมูลมาโดยตรงจากระบบติดตามความคืบหน้าของธุรกรรม
• ขั้นตอนการอนุมัติก่อนส่งข้อมูลใดๆ— การอนุมัติจากฝ่ายการเงินถูกบูรณาการไว้ในกระบวนการแล้ว ไม่จำเป็นต้องติดตามผ่านอีเมล
• สถานะการชำระเงินบนกระดาน— ส่งแล้ว, ชำระบางส่วน, ล่าช้า, และชำระเสร็จ — สามารถมองเห็นได้พร้อมกันโดยฝ่ายขายและฝ่ายการเงิน
• การแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อถึงกำหนดชำระ— การติดตามผลที่เพิ่มระดับความเร่งด่วนและทำงานตามกำหนดเวลา โดยไม่ต้องพึ่งพาความจำของใคร
• ระบบอัตโนมัติสำหรับการเรียกเก็บเงินสำหรับงานที่เกิดขึ้นเป็นประจำ— ค่าบริการล่วงหน้าและค่าสมัครสมาชิกที่เรียกเก็บตามรอบ
• เชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ— ทำงานควบคู่กับระบบบัญชีที่มีอยู่ แทนที่จะมาแทนที่ระบบเดิม

จากสัญญาที่ปิดแล้วจนถึงการส่งใบแจ้งหนี้โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่

ช่องว่างระหว่าง "ปิดดีลสำเร็จ" และ "ส่งใบแจ้งหนี้" คือจุดที่รายได้รั่วไหลไปอย่างเงียบๆ มีคนนำข้อมูลดีลไปส่งออก สร้างรายการสินค้าใหม่ในระบบอื่น พิมพ์จำนวนผิด และต้องรอถึงหนึ่งสัปดาห์ก่อนที่ลูกค้าจะเห็นข้อมูลใดๆ เมื่อนำสถานการณ์นี้มาคูณกับทั้งไตรมาส ต้นทุนที่เกิดขึ้นจะวัดเป็นเงินทุนหมุนเวียน

การปิดช่องว่างนี้หมายความว่า ใบเสนอราคาที่สร้างจากข้อมูลธุรกรรม ใบแจ้งหนี้ที่ออกตามใบเสนอราคาที่ได้รับการอนุมัติ และสถานะการชำระเงิน จะแสดงอยู่บนแดชบอร์ดเดียวกันที่ทีมขายของคุณใช้อยู่แล้ว ไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลซ้ำ และไม่ต้องใช้สเปรดชีตแยกต่างหากเพื่อติดตามว่าใครได้ชำระเงินแล้ว

ผลข้างเคียงที่ควรกล่าวถึงคือ: ฝ่ายขายไม่จำเป็นต้องถามฝ่ายการเงินอีกว่าใบแจ้งหนี้ได้ส่งออกไปแล้วหรือไม่ และฝ่ายการเงินก็ไม่จำเป็นต้องถามฝ่ายขายอีกว่าสิ่งที่ตกลงกันไว้จริง ๆ คืออะไร เพราะทั้งสองฝ่ายกำลังดูข้อมูลเดียวกัน

สร้างใบเสนอราคาโดยตรงจากระบบ CRM ของคุณ

ใบเสนอราคาจะดึงข้อมูลรายการสินค้า ราคา ปริมาณ และรายละเอียดลูกค้าโดยตรงจากข้อมูลการซื้อขาย โดยใช้แม่แบบที่ลูกค้าของคุณคุ้นเคยอยู่แล้ว ตัวแทนขายเพียงเลือกรายการที่รวมอยู่ในใบเสนอราคา ส่วนข้อมูลอื่น ๆ จะถูกกรอกอัตโนมัติ

กระบวนการอนุมัติเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการทำงาน ไม่ใช่กระบวนการที่แยกออกมาต่างหาก ใบเสนอราคาตามมาตรฐานสามารถส่งได้ทันที ส่วนใบเสนอราคาที่เกินเกณฑ์ส่วนลดหรือมีเงื่อนไขที่ไม่เป็นมาตรฐาน จะถูกส่งไปยังผู้อนุมัติที่ถูกต้องก่อนเป็นอันดับแรก โดยผลการตัดสินใจจะถูกบันทึกไว้ในรายละเอียดของข้อตกลง ไม่มีการส่งอีเมลต่อเนื่องแยกต่างหาก และใบเสนอราคาจะไม่ถึงมือลูกค้าก่อนที่ฝ่ายการเงินจะตรวจสอบแล้ว

สิ่งนี้สมมติว่าข้อตกลงของคุณได้ถูกจัดเก็บไว้ใน ท่องาน (pipeline) ของ Monday CRM. หากยังไม่ได้อยู่ ก็ควรเริ่มจากจุดนั้นก่อน; กระบวนการออกใบแจ้งหนี้จะดึงข้อมูลจากข้อมูลดีล ดังนั้นจึงต้องจัดให้ท่อการขาย (pipeline) เป็นขั้นตอนแรก

 ติดตามการชำระเงินและติดตามใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนด

ทุกใบแจ้งหนี้จะมีสถานะที่ชัดเจน: ส่งแล้ว, ชำระบางส่วนแล้ว, เกินกำหนดชำระ หรือ ชำระครบแล้ว ฝ่ายขายและฝ่ายการเงินสามารถดูข้อมูลบนแดชบอร์ดเดียวกัน ซึ่งช่วยขจัดข้อสงสัยที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ว่าบัญชีลูกค้านั้นยังปลอดภัยที่จะให้บริการต่อไปหรือไม่

การติดตามหนี้เกินกำหนดจะดำเนินการตามกำหนดเวลาที่คุณตั้งไว้ การแจ้งเตือนครั้งแรกจะส่งเมื่อครบ 7 วัน การแจ้งเตือนที่เข้มงวดขึ้นจะส่งเมื่อครบ 14 วัน และการแจ้งเตือนภายในถึงเจ้าของบัญชีจะส่งเมื่อครบ 30 วัน — ลำดับการแจ้งเตือนจะเพิ่มขึ้นโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องมีใครมาดูแลรายชื่อการติดตามหนี้ ผู้จัดการบัญชีจะได้รับแจ้งล่วงหน้าก่อนที่ลูกค้าจะได้รับ จึงทำให้ข้อพิพาทที่แท้จริงไม่ถูกส่งเป็นอีเมลติดตามหนี้แบบอัตโนมัติ

รายงานยอดคงค้างแสดงยอดที่ยังค้างชำระตามลูกค้าและตามช่วงยอด ซึ่งมักเป็นข้อมูลแรกที่ทุกคนต้องการทราบเมื่อสิ้นเดือน

ระบบอัตโนมัติสำหรับการเรียกเก็บเงินที่ทำงานได้เอง

งานที่เกิดขึ้นซ้ำๆ เป็นงานที่การออกใบแจ้งหนี้แบบมือใช้เวลามากที่สุดและก่อให้เกิดข้อผิดพลาดมากที่สุด การเก็บค่าบริการล่วงหน้า การสมัครสมาชิก และสัญญาบริการสนับสนุน สามารถออกตามรอบเวลาที่กำหนดได้ ด้วยค่าที่ถูกต้องและช่วงเวลาที่เหมาะสม โดยไม่ต้องมีใครมาสร้างใหม่ทุกเดือน

ระบบการออกใบแจ้งหนี้ตามขั้นตอนสำคัญทำงานในลักษณะเดียวกัน เมื่อขั้นตอนของโครงการถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้นบนบอร์ดการส่งมอบ ระบบจะออกใบแจ้งหนี้สำหรับขั้นตอนนั้นโดยอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่าผู้จัดการโครงการจะหยุดส่งการแจ้งการเสร็จสิ้นไปยังฝ่ายการเงิน

ระบบอัตโนมัติจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อสามารถมองเห็นได้ ดังนั้น ใบแจ้งหนี้ที่สร้างโดยระบบอัตโนมัติทุกใบจะปรากฏเป็นร่างหรือการดำเนินการที่บันทึกไว้ แทนที่จะถูกส่งไปโดยไม่มีคำเตือน คุณควรมีจุดตรวจสอบโดยมนุษย์ทุกครั้งที่มีจำนวนเงินที่เปลี่ยนแปลงได้

การใช้เครื่องมือบัญชีที่มีอยู่

ระบบนี้ทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์บัญชีที่คุณใช้อยู่แล้ว แทนที่จะมาแทนที่มัน monday.com ช่วยจัดการความโปร่งใสตั้งแต่ขั้นตอนการเสนอราคาจนถึงการชำระเงิน — สิ่งที่ตกลงกันไว้ สิ่งที่ส่งไปแล้ว และสิ่งที่ยังค้างอยู่ — ในขณะที่ระบบบัญชีของคุณยังคงเป็นแหล่งข้อมูลหลักสำหรับการรายงานตามกฎหมายและการปรับยอด

การแบ่งประเภทนี้มีความสำคัญต่อธุรกิจในสิงคโปร์ เพราะเอกสารบัญชีของคุณต้องจัดเก็บไว้ตามที่นักบัญชีและผู้ตรวจสอบบัญชีคาดหวัง เราจะซิงค์ข้อมูลในช่องที่จำเป็นต้องตรงกัน และปล่อยส่วนที่เหลือไว้ตามเดิม