Atur fitur penagihan monday.com di Singapura untuk membuat penawaran harga, melacak pembayaran, dan mengotomatiskan proses penagihan langsung dari alur kerja CRM tempat transaksi Anda sudah terdaftar. Dikonfigurasi oleh seorang Mitra resmi monday.com di Singapura.

• Penawaran yang dihasilkan dari data transaksi CRM — rincian pesanan, harga, dan detail klien yang diambil langsung dari pipeline
• Proses persetujuan sebelum pengiriman apa pun — persetujuan dari bagian keuangan sudah terintegrasi dalam alur kerja, tidak perlu dikejar-kejar lewat email
• Status pembayaran di papan informasi — telah dikirim, dibayar sebagian, jatuh tempo, dan telah dilunasi — dapat dilihat secara bersamaan oleh tim penjualan dan keuangan
• Pengingat otomatis untuk tagihan yang jatuh tempo — tindak lanjut bertahap yang dijalankan sesuai jadwal tanpa perlu diingat oleh seseorang
• Otomatisasi penagihan untuk pekerjaan berulang — pembayaran di muka dan langganan yang ditagihkan secara berkala
• Terintegrasi dengan perangkat lunak akuntansi Anda — berfungsi sebagai pelengkap pembukuan yang sudah ada, bukan sebagai penggantinya

Dari Transaksi yang Telah Ditutup hingga Pengiriman Faktur Tanpa Perlu Mengetik Ulang

Selisih waktu antara "kesepakatan tercapai" dan "faktur dikirim" adalah titik di mana pendapatan perlahan-lahan bocor. Seseorang mengekspor data kesepakatan, membuat ulang rincian item di sistem lain, salah mengetik jumlah, dan butuh waktu seminggu sebelum klien menerima apa pun. Kalikan hal itu dengan jumlah transaksi dalam satu kuartal, dan biayanya akan berdampak pada modal kerja.

Menutup kesenjangan tersebut berarti penawaran harga yang dibuat berdasarkan data transaksi, faktur yang diterbitkan berdasarkan penawaran harga yang telah disetujui, serta status pembayaran dapat dilihat di dasbor yang sama yang sudah biasa dibuka oleh tim penjualan Anda. Tidak perlu mengetik ulang data, dan tidak perlu menggunakan spreadsheet terpisah untuk melacak siapa saja yang telah membayar.

Efek samping yang patut disebutkan: bagian penjualan tidak lagi menanyakan kepada bagian keuangan apakah sebuah faktur sudah dikirim, dan bagian keuangan tidak lagi menanyakan kepada bagian penjualan apa yang sebenarnya telah disepakati. Keduanya melihat catatan yang sama.

Membuat Penawaran Harga Secara Langsung dari Pipa Penjualan CRM Anda

Penawaran harga mengambil rincian item, harga, jumlah, dan detail klien langsung dari transaksi, menggunakan templat yang sudah dikenal oleh klien Anda. Perwakilan penjualan memilih item yang akan dimasukkan; sisanya akan terisi secara otomatis.

Proses persetujuan terintegrasi dalam alur kerja, bukan berada di luarnya. Penawaran standar dapat dikirimkan segera, sedangkan penawaran yang melampaui batas diskon atau memiliki ketentuan non-standar akan dialihkan terlebih dahulu ke pemberi persetujuan yang tepat, dan keputusan tersebut akan dicatat dalam catatan transaksi. Tidak ada rantai email terpisah, dan tidak ada penawaran yang sampai ke klien sebelum bagian keuangan memeriksanya.

Hal ini mengasumsikan bahwa prospek Anda sudah terdaftar dalam pipeline CRM Monday. Jika belum, itulah langkah awal yang harus dilakukan; alur pembuatan faktur mengambil data dari data kesepakatan, jadi pipeline harus disiapkan terlebih dahulu.

 Melacak Pembayaran dan Menagih Tagihan yang Telah Jatuh Tempo

Setiap faktur memiliki status yang terlihat: telah dikirim, dibayar sebagian, jatuh tempo, atau telah dilunasi. Tim penjualan dan keuangan melihat dasbor yang sama, sehingga menghilangkan pertanyaan berulang mengenai apakah suatu akun masih aman untuk dilayani.

Penagihan tagihan yang telah jatuh tempo dilakukan sesuai jadwal yang Anda tetapkan. Pengingat pertama dikirim pada hari ketujuh, pengingat yang lebih tegas pada hari keempat belas, dan peringatan internal kepada pemilik akun pada hari ketiga puluh — urutan ini meningkat secara bertahap tanpa perlu ada yang mengelola daftar penagihan. Manajer akun akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu sebelum klien menerimanya, sehingga sengketa yang sebenarnya tidak berubah menjadi email penagihan otomatis.

Laporan penuaan menunjukkan jumlah piutang yang belum dibayar berdasarkan klien dan berdasarkan kelompok, yang biasanya menjadi hal pertama yang diminta oleh siapa pun pada akhir bulan.

Otomatisasi Penagihan yang Berjalan Secara Otomatis

Pekerjaan berulang adalah bidang di mana penagihan manual paling memakan waktu dan paling sering menimbulkan kesalahan. Biaya retainer, langganan, dan perjanjian dukungan dapat dibebankan secara berkala, dengan nilai dan periode yang tepat, tanpa perlu ada yang mengonfigurasinya ulang setiap bulan.

Penagihan berdasarkan tonggak pencapaian (milestone) bekerja dengan cara yang sama. Ketika suatu fase proyek ditandai sebagai selesai di papan pengiriman, faktur untuk fase tersebut akan diterbitkan, yang juga berarti manajer proyek tidak lagi meneruskan pemberitahuan penyelesaian ke bagian keuangan.

Otomatisasi hanya akan bermanfaat jika prosesnya terlihat; oleh karena itu, setiap faktur yang diotomatisasi akan muncul sebagai draf atau tindakan yang tercatat, bukan langsung dikirim tanpa pemberitahuan. Anda tetap perlu melakukan pemeriksaan manual setiap kali jumlahnya bervariasi.

Bekerja dengan Alat Akuntansi yang Sudah Anda Miliki

Aplikasi ini dapat digunakan bersamaan dengan perangkat lunak akuntansi yang sudah Anda gunakan, bukan untuk menggantikannya. monday.com menangani transparansi proses dari penawaran hingga pembayaran — apa yang telah disepakati, apa yang telah dikirim, dan apa yang masih tertunda — sementara sistem akuntansi Anda tetap menjadi catatan resmi untuk pelaporan sesuai ketentuan hukum dan rekonsiliasi.

Pembagian tersebut penting bagi bisnis di Singapura, karena pembukuan Anda harus tetap sesuai dengan yang diharapkan oleh akuntan dan auditor Anda. Kami menyinkronkan kolom-kolom yang harus sesuai dan membiarkan sisanya apa adanya.