ซอฟต์แวร์ HR ของ monday.com ในสิงคโปร์ ซึ่งได้รับการตั้งค่าโดย พันธมิตรที่ได้รับการรับรองจาก monday.com ในสิงคโปร์ เพื่อจัดการเรื่องการรับสมัครงาน การฝึกอบรมพนักงานใหม่ การลาหยุด และการประเมินผลการทำงาน ในพื้นที่ทำงานเดียวที่ทีมของคุณจะใช้งานจริง

งานด้านทรัพยากรบุคคลส่วนใหญ่คือการประสานงาน และการประสานงานคือสิ่งที่มักเกิดปัญหาเมื่อขยายขนาด

• รายการตรวจสอบการรับพนักงานใหม่ที่ถูกเปิดใช้งานเมื่อข้อเสนอถูกรับ— งานด้านไอที การจ่ายเงินเดือน และงานของผู้จัดการจะถูกจัดสรรโดยอัตโนมัติ
• กระบวนการสรรหาที่มีข้อมูลย้อนกลับจากการสัมภาษณ์แนบมา— ผู้จัดการฝ่ายสรรหาสามารถเห็นสถานะของผู้สมัครได้โดยไม่ต้องจัดประชุมติดตามสถานะ
• คำขอลา, การอนุมัติ และยอดคงเหลือ— ถูกส่งไปยังผู้อนุมัติที่ถูกต้อง และติดตามได้โดยไม่ต้องใช้สเปรดชีตแยกต่างหาก
• วงจรการประเมินผลการปฏิบัติงานตามกำหนด— เริ่มต้น ส่งการแจ้งเตือน และรวบรวมข้อมูลโดยไม่ต้องติดตามด้วยมือ
• การควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อน— ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถดูข้อมูลทั้งหมด ส่วนผู้จัดการสามารถดูข้อมูลของทีมตนเองเท่านั้น
• ขั้นตอนการออกจากงาน— การยกเลิกสิทธิ์การเข้าถึงและงานส่งต่อที่ไม่ถูกลืม

กระบวนการรับพนักงานใหม่ ตั้งแต่จดหมายเสนอจ้างจนถึงวันแรกที่เริ่มทำงาน

พนักงานใหม่จำเป็นต้องได้รับแล็ปท็อปจากฝ่ายไอที บันทึกการจ่ายเงินเดือนจากฝ่ายการเงิน การฝึกอบรมเบื้องต้นจากผู้จัดการ และสิทธิ์การเข้าถึงระบบหกระบบ ทั้งหมดภายในสัปดาห์เดียวกัน เมื่อเรื่องเหล่านี้ถูกเก็บไว้ในกล่องจดหมายของใครสักคน ก็อาจเกิดการพลาดได้ และความพลาดนั้นจะปรากฏให้เห็นได้ชัดเจนต่อพนักงานใหม่ตั้งแต่วันแรกที่เริ่มทำงาน

เราสร้างลำดับงานนี้เพียงครั้งเดียว เมื่อมีข้อเสนอที่ได้รับการยอมรับ ระบบจะเริ่มดำเนินการตามงานต่าง ๆ มอบหมายงานให้กับผู้รับผิดชอบที่ถูกต้อง พร้อมกำหนดกำหนดเวลาที่เหมาะสม และแสดงให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเห็นภาพรวมว่าสถานะการรับสมัครงานแต่ละตำแหน่งเป็นอย่างไร ฝ่ายไอทีจะเห็นเฉพาะคิวงานของตนเอง ส่วนผู้จัดการฝ่ายรับสมัครงานจะเห็นเฉพาะคิวงานของตนเอง

แม่แบบนี้จะปรับให้เหมาะสมตามบทบาทและสถานที่ ซึ่งมีความสำคัญหากคุณกำลังรับสมัครพนักงานในสิงคโปร์ มาเลเซีย และประเทศอื่นๆ ในภูมิภาคนี้; เอกสารต่างกัน ขั้นตอนตามกฎหมายต่างกัน แต่กระบวนการพื้นฐานยังคงเหมือนเดิม

กระบวนการสรรหาและติดตามผู้สมัคร

ผู้สมัครจะผ่านกระบวนการคัดเลือกที่โปร่งใส โดยข้อมูลการสัมภาษณ์จะถูกบันทึกไว้ในระบบ ดังนั้น ผู้จัดการฝ่ายรับสมัครงานจึงไม่จำเป็นต้องถามอีกว่าผู้สมัครแต่ละคนอยู่ในขั้นตอนใด และฝ่ายทรัพยากรบุคคลก็ไม่ต้องรวบรวมข้อมูลสถานะด้วยมืออีกต่อไป

การบันทึกความคิดเห็นลงในเอกสารอย่างเป็นทางการ แทนที่จะส่งผ่านอีเมล คือปัจจัยที่ช่วยปรับปรุงคุณภาพการคัดเลือกพนักงาน เมื่อผู้สัมภาษณ์ทั้งสามคนได้เขียนความคิดเห็นตามเกณฑ์เดียวกัน การวิเคราะห์ผลจะเริ่มจากหลักฐานแทนที่จะเป็นความประทับใจส่วนตัว และคุณจะมีหลักฐานที่สามารถอธิบายได้ชัดเจน หากการตัดสินใจนั้นถูกตั้งคำถามในอนาคต

เวลาที่ใช้ในแต่ละขั้นตอนก็แสดงให้เห็นด้วย ซึ่งช่วยเปิดเผยจุดคอขวดที่แท้จริง โดยทั่วไปแล้ว จุดคอขวดนี้ไม่ใช่ขั้นตอนการสรรหา แต่เป็นช่องว่างระหว่างช่วงเวลาที่ผู้สมัครพร้อมเข้าร่วมการสัมภาษณ์ กับช่วงเวลาที่คณะกรรมการสัมภาษณ์สามารถจัดเวลาได้

คำขอลา, การอนุมัติ และยอดคงเหลือ

คำขอลาจะถูกส่งไปยังผู้อนุมัติที่ถูกต้อง และอัปเดตยอดคงเหลือโดยไม่ต้องใช้ระบบติดตามแยกต่างหาก ผู้ขอลาสามารถเห็นสิทธิ์การลาที่เหลืออยู่ก่อนส่งคำขอ ซึ่งช่วยลดการติดต่อไปมาได้ส่วนใหญ่

ปฏิทินทีมแสดงวันหยุดที่ได้รับอนุมัติไว้ในที่เดียว ทำให้ผู้จัดการสามารถตรวจสอบการจัดสรรงานก่อนอนุมัติ แทนที่จะต้องมาพบปัญหาการทับซ้อนในภายหลัง สำหรับทีมที่ทำงานในหลายตลาด วันหยุดราชการจะแตกต่างกันไปตามประเทศ และปฏิทินจะแสดงข้อมูลดังกล่าวแทนที่จะใช้ค่าเริ่มต้นเพียงประเทศเดียว

กฎการให้สิทธิ, การโอนยอดคงเหลือ และการสะสมสิทธิ ได้รับการกำหนดตามนโยบายของคุณ

การประเมินผลการทำงานและรอบการติดตามความก้าวหน้า

วงจรการประเมินจะเริ่มตามกำหนดการ พร้อมด้วยระบบแจ้งเตือนที่ส่งไปให้คุณ การประเมินตนเอง การประเมินจากผู้จัดการ และการอนุมัติ แต่ละขั้นตอนมีขั้นตอนเฉพาะ ทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถติดตามอัตราการเสร็จสิ้นได้แบบเรียลไทม์ แทนที่จะต้องติดตามข้อมูลในสเปรดชีตในช่วงสัปดาห์สุดท้าย

การประเมินผลแบบเบาๆ ใช้โครงสร้างเดียวกันแต่ในระยะเวลาที่สั้นกว่า ซึ่งนี่คือจุดที่สร้างคุณค่าได้มากที่สุด การบันทึกการพูดคุยทุกไตรมาสหรือทุกเดือนไว้ในบันทึกของพนักงาน จะทำให้การประเมินผลประจำปีกลายเป็นการสรุปผล แทนที่จะเป็นการค้นหาข้อมูลในอดีต

เป้าหมายจะยังคงมีผลต่อเนื่องจากรอบหนึ่งไปยังรอบถัดไป ดังนั้นสิ่งที่ได้ตกลงกันในการทบทวนครั้งก่อนจะยังคงปรากฏให้เห็นในการทบทวนครั้งต่อไป

การรักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูลพนักงานภายในบอร์ดที่ใช้ร่วมกัน

ข้อมูลพนักงานที่ละเอียดอ่อนจะถูกจำกัดการเข้าถึงผ่านสิทธิ์การเข้าถึงของบอร์ดและคอลัมน์ส่วนตัว ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถติดตามข้อมูลได้อย่างครบถ้วน ผู้จัดการสามารถดูทีมของตนเองได้ ส่วนพนักงานสามารถดูข้อมูลส่วนตัวของตนเองได้ บนบอร์ดที่ยังคงเชื่อมต่อกับส่วนอื่น ๆ ขององค์กร

ส่วนสุดท้ายนี้คือสิ่งที่ทำให้ระบบนี้สามารถใช้งานได้จริง แทนที่จะเป็นระบบ HR ที่แยกตัวเป็นอิสระและไม่เชื่อมต่อกับส่วนอื่น ๆ หลักการอนุญาตเดียวกันนี้ใช้เมื่อข้อมูล HR จำเป็นต้องเชื่อมต่อกับ พื้นที่ทำงานด้านการบริหารโครงการ; rฝ่ายจัดหาบุคลากรจำเป็นต้องทราบว่าใครมีเวลาว่าง โดยไม่ต้องเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับเงินเดือนหรือบันทึกการประเมินผล

กระบวนการ Offboarding ช่วยปิดวงจรการทำงานให้สมบูรณ์: การยกเลิกสิทธิ์การเข้าถึง การคืนอุปกรณ์ และงานส่งมอบจะดำเนินการตามลำดับ ดังนั้นเมื่อพนักงานลาออก จะไม่ทิ้งบัญชีที่ยังใช้งานอยู่ไว้

ควรกำหนดขอบเขตไว้ที่นี่: หน้านี้ครอบคลุมวงจรชีวิตของพนักงานที่คุณจัดการ ส่วนคำถามที่พนักงานส่งมา เช่น คำถามเกี่ยวกับเงินเดือน การขอคำชี้แจงนโยบาย หรือคำขอสิทธิ์การเข้าถึง เป็นเรื่องที่ต่างออกไป ซึ่งได้รับการจัดการโดย ศูนย์บริการ (service desk) ที่รับผิดชอบคำขอของพนักงาน