Perangkat lunak SDM monday.com di Singapura, yang dikonfigurasi oleh seorang Mitra resmi monday.com di Singapura untuk menangani perekrutan, orientasi karyawan baru, cuti, dan penilaian kinerja dalam satu ruang kerja yang benar-benar akan dibuka oleh tim Anda.

Pekerjaan SDM sebagian besar berupa koordinasi, dan koordinasi inilah yang sering kali mengalami kendala saat skalanya semakin besar.

• Daftar periksa orientasi yang dipicu oleh penawaran yang diterima — tugas-tugas TI, penggajian, dan manajer ditugaskan secara otomatis
• Proses rekrutmen yang dilengkapi umpan balik wawancara — status kandidat dapat dilihat oleh manajer perekrutan tanpa perlu mengadakan rapat evaluasi
• Permohonan cuti, persetujuan, dan sisa kuota — diteruskan ke pemberi persetujuan yang tepat, dilacak tanpa perlu menggunakan spreadsheet terpisah
• Siklus penilaian kinerja berjalan sesuai jadwal — diluncurkan, diingatkan, dan hasilnya dikumpulkan tanpa perlu pengejaran manual
• Kontrol akses untuk data sensitif — Bagian SDM dapat melihat semuanya, sedangkan manajer hanya dapat melihat tim mereka sendiri
• Rangkaian proses pemutusan hubungan kerja — pencabutan akses dan tugas-tugas serah terima yang tidak boleh terlupakan

Proses Orientasi Karyawan: Dari Surat Penawaran hingga Hari Pertama Kerja

Seorang karyawan baru membutuhkan laptop dari bagian TI, catatan penggajian dari bagian keuangan, orientasi dari manajernya, serta akses ke enam sistem—semuanya dalam minggu yang sama. Ketika semua hal itu tertumpuk di kotak masuk seseorang, pasti ada hal-hal yang terlewatkan, dan kelalaian tersebut langsung terlihat oleh karyawan tersebut pada hari pertamanya.

Kami menyusun urutan proses ini sekali saja. Penawaran yang diterima akan memicu serangkaian tugas, menugaskan tugas-tugas tersebut kepada pemilik yang tepat dengan tenggat waktu yang sesuai, serta menampilkan kepada tim SDM gambaran terpadu mengenai status setiap calon karyawan yang baru direkrut. Tim TI hanya melihat antrean tugas mereka sendiri; manajer perekrutan hanya melihat antrean tugasnya sendiri.

Template ini disesuaikan berdasarkan peran dan lokasi, yang menjadi hal penting jika Anda merekrut karyawan di Singapura, Malaysia, dan wilayah lain di kawasan ini; dokumen yang berbeda, langkah-langkah hukum yang berbeda, namun alur dasarnya tetap sama.

Proses Rekrutmen dan Pelacakan Calon Karyawan

Para kandidat melewati alur seleksi yang transparan dengan umpan balik wawancara yang tercatat dalam profil mereka, sehingga manajer perekrutan tidak perlu lagi menanyakan siapa yang berada di tahap mana, dan tim SDM tidak perlu lagi menyusun pembaruan status secara manual.

Umpan balik yang dicatat secara tertulis, bukan melalui email, adalah faktor yang memengaruhi kualitas proses perekrutan. Ketika tiga pewawancara masing-masing telah menulis penilaian berdasarkan kriteria yang sama, sesi evaluasi dimulai berdasarkan bukti, bukan sekadar kesan, dan Anda memiliki jejak dokumentasi yang dapat dipertanggungjawabkan jika suatu saat keputusan tersebut dipertanyakan.

Waktu yang dihabiskan di setiap tahap juga terlihat, yang mengungkap titik leher botol yang sesungguhnya. Biasanya, titik leher botol tersebut bukanlah proses pencarian kandidat. Melainkan, selisih waktu antara saat seorang kandidat tersedia dan saat tim wawancara menemukan slot waktu yang kosong.

Permohonan Cuti, Persetujuan, dan Sisa Cuti

Permohonan cuti akan diteruskan ke pemberi persetujuan yang tepat dan saldo cuti akan diperbarui tanpa perlu menggunakan sistem pelacakan terpisah. Pemohon dapat melihat sisa kuota cuti yang dimilikinya sebelum mengirimkan permohonan, sehingga mengurangi sebagian besar proses bolak-balik.

Kalender tim menampilkan cuti yang telah disetujui dalam satu tampilan, sehingga manajer dapat memeriksa ketersediaan staf sebelum menyetujui cuti, alih-alih baru menyadari adanya benturan jadwal setelahnya. Bagi tim yang beroperasi di beberapa pasar, hari libur nasional berbeda-beda di setiap negara, dan kalender tersebut menyesuaikan hal tersebut alih-alih menggunakan pengaturan default untuk satu negara saja.

Aturan hak, pengalihan, dan akrual telah disesuaikan dengan kebijakan Anda.

Penilaian Kinerja dan Siklus Evaluasi Berkala

Siklus penilaian dimulai sesuai jadwal, lengkap dengan pengingat yang dikirimkan secara otomatis. Penilaian mandiri, penilaian oleh atasan, dan persetujuan masing-masing memiliki tahap tersendiri, sehingga tim SDM dapat memantau tingkat penyelesaian secara real-time, alih-alih harus mengecek spreadsheet pada minggu terakhir.

Proses evaluasi berkala yang lebih ringan dilakukan dengan struktur yang sama namun dalam interval yang lebih singkat, dan di situlah letak sebagian besar manfaatnya. Pembicaraan triwulanan atau bulanan yang dicatat dalam catatan karyawan menjadikan evaluasi tahunan sebagai ringkasan, bukan sekadar proses penggalian data masa lalu.

Sasaran berlaku lintas siklus, sehingga apa yang telah disepakati dalam tinjauan terakhir akan tetap terlihat pada tinjauan berikutnya.

Menjaga Kerahasiaan Data Karyawan di Dalam Papan Kerja Bersama

Data karyawan yang sensitif tetap dibatasi melalui izin papan dan kolom pribadi. Bagian SDM tetap memiliki akses penuh, manajer dapat melihat tim mereka sendiri, dan karyawan dapat melihat catatan mereka sendiri; pada papan yang tetap terhubung dengan bagian bisnis lainnya.

Bagian terakhir itulah yang membuat hal ini dapat diterapkan, bukan sekadar divisi SDM yang terisolasi. Logika izin yang sama juga berlaku ketika data SDM perlu terhubung ke ruang kerja manajemen proyek; rTim e-sourcing perlu mengetahui siapa saja yang tersedia tanpa harus mengungkapkan catatan gaji atau penilaian kinerja.

Proses offboarding memastikan semuanya tuntas: pencabutan akses, pengembalian peralatan, dan tugas-tugas serah terima dilakukan secara berurutan, sehingga saat seorang karyawan keluar, tidak ada akun yang tetap aktif.

Perlu diperjelas di sini: halaman ini membahas siklus kerja karyawan yang Anda kelola. Pertanyaan-pertanyaan yang masuk dari karyawan—seperti pertanyaan terkait penggajian, klarifikasi kebijakan, dan permintaan akses—merupakan masalah yang berbeda, yang ditangani oleh layanan bantuan khusus untuk permintaan karyawan.